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Ordnungsgemäße Kassenführung

WICHTIG ! Ab dem 1.1.2017 gelten neue Anforderungen an Kassensysteme
Davon sind neben elektronischen Registrier- und Computerkassen ebenfalls alle „Handkassen“, über die der Bargeldverkehr abgewickelt wird, betroffen. Diese Anforderungen sind sehr restriktiv. Es besteht grundsätzlich keine Pflicht für elektronische Registrierkassen.
Das Finanzamt geht davon aus, dass eine Kassenbuchführung oder –aufzeichnung nur dann ordnungsgemäß ist, wenn Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein sowie gegen nicht nachvollziehbare Änderungen geschützt sein. (Unveränderbarkeit).
Die täglich zu führenden Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass die Kasse jederzeit kassensturzfähig ist und der tatsächliche vorhandene Bargeldbestand (Ist-Bestand) mit dem Bestand  laut Aufzeichnungen (Soll-Bestand) abstimmbar ist.
Aus der Art der geführten Aufzeichnungen muss ersichtlich sein, dass der Unternehmer bei Kassenschluss einen Soll/Ist- Vergleich durchgeführt hat. Als Nachweis dafür können Kassenzählprotokolle gefertigt werden. Es muss täglich der Kassenbestand ermittelt werden.
Verstöße gegen diese Vorgaben führen regelmäßig zu materiellen Fehlern in der Kassenbuchführung, was die Betriebsprüfung zum Anlass nimmt, die Kassenbuchführung zu verwerfen und die Einnahmen mit einem zusätzlichen Sicherheitszuschlag von bis zu 10 Prozent zu schätzen.
Bei elektronischen Registrier- und Computerkassen sind ab 1.1. 2017 alle Kassendaten/Einzelaufzeichnungen verpflichtend, unverdichtet und unveränderbar aufzuzeichnen und über den Aufbewahrungszeitraum jederzeit digital lesbar zu archivieren. Bestehende Systeme müssen hard- bzw. softwareseitig bis zu diesem Termin nachgerüstet werden. Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich von den Herstellern bzw. Softwarehäusern schriftlich bescheinigen, dass die Kasse mit den Hardwareerweiterungen bzw. das Softwareupdate den neuen Anforderungen der GoBD* ab 1.1.2017 entspricht.
Nehmen Sie diese Anforderungen bitte nicht auf die leichte Schulter. Erfahrungen aus Betriebsprüfungen zeigen, dass sich für Prüfer hier sehr schnell hohe Mehrergebnisse realisieren lassen. Wir bieten Ihnen an, kostenlos weitreichendere Informationen in Form einer Informationsbroschüre bereitzustellen. Darüber hinaus sollten Sie in jedem Fall Ihren Sachbearbeiter in der Buchführung zu diesem Thema ansprechen und konkret erfragen, welche Umstellung Sie vornehmen müssen. Bei elektronischen Systemen können wir ebenso einen vor Ort Termin vereinbaren.
Die Anforderungen an Kassensysteme werden zum 1.1.2020 noch weiter verschärft.
In jedem Fall sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern die Vorgehensweise besprechen, falls ein Prüfer des Finanzamtes eine Kassennachschau bei Ihnen durchführen möchte. Dies geschieht ohne vorherige Ankündigung.
Dazu schulen wir Sie gern.
 
*Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern , Aufzeichnungen und Unterlagen in elktronischer Form sowie zum Datenzugriff

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